Kur organizēt pasākumu, ja apnikuši ierastie viesu nami un restorāni?

Kaiva Upleja | 2024.08.01

Vasara tradicionāli ir pasākumu, kāzu, svētku un ballīšu laiks. Tradicionāli svētku norisei mēdzam izvēlēties viesu namus, restorānus vai banketu zāles, taču, ko darīt, ja ir vēlme svinēt svētkus neierastākā vietā? Vai kāzas, dzimšanas dienu vai uzņēmuma pasākumu var organizēt atjaunotā ražotnes ēkā, angārā vai muzejā? Un kas jāņem vērā, ja savu pasākumu tomēr vēlaties organizēt brīvā dabā? Viedokli pauž Inita Čubare, “NOIR event management” valdes locekle.

Rīgā un tās apkārtnē svētkus neierastākā gaisotnē var atzīmēt atjaunotās senās ēkās, angāros, muzejos vai muižās, piemēram, Aldara alus darbnīcā - muzejā, Dzelzceļa muzejā, Tallinas ielas kvartālā, Botāniskajā dārzā u.c. Ir arī dažādas sezonālas vietas, kā piemēram, Ābeļdārzs Burtnieki, Ceriņu dārzs, Esena dārzi. No netradicionālāku vietu izvēles nav jābaidās – pēdējo gadu tendence ir skaidra – cilvēki vairs nejūtas ierobežoti un veido svētkus brīvi pēc patikas, vēlmēm un, protams, iespējām. Katram ir sava, pilnīgi atšķirīga pieeja svētku noskaņas radīšanā – tiek rīkoti gan vienkārši pasākumi, kuros dominē mierīgas krāsas un minimālisms kā galdu, tā arī telpu dekorācijās, gan arī pasākumi, kuros, gluži pretēji, izvēlas bagātīgas, krāšņas un krāsainas dekorācijas. Vieniem pasākumā ir lielā skatuve, vairāki mūziķi, vakara vadītāji un dažādas aktivitātes, citiem ir viens mūziķis un mierīgas vakariņas. Viss atkarīgs no prasībām un pasākuma mērķa – privātas dzimšanas dienas balles visbiežāk būs intīmākā gaisotnē, turpretī liela uzņēmuma gada balle, visticamāk, būs vērienīga un grandioza.

Raksts turpinās pēc reklāmas

Lielo sveču apgleznošanas meistarklase

Sagādāt sev vai kādam sev mīļam cilvēkam unikālu dāvanu svētkos! Ļauties svētku gaidīšanas noskaņai un kopā ar mākslinieci AndA Abstract radīt kaut ko īpašu.

Tukuma TIC

Pasākuma vietas izvēles pamats – atrašanās vieta, viesu skaits un svētku programma

Sākot organizēt pasākumu, svarīgi ņemt vērā galvenos faktorus, lai viss noritētu veiksmīgi – pasākuma saturu, viesu skaitu un atrašanās vietu. Telpā vieta jāparedz ne vien cilvēkiem, bet arī dekorācijām, aktivitātēm, skatuvei vai citām lietām tā, lai pasākuma viesiem būtu ērti.

Ieteicams izvēlēties atrašanās vietu, kas palīdzēs iemiesot pasākuma ideju, kā arī tādu, uz kuru viesiem būtu pēc iespējas vienkāršāk tajā nokļūt. Īpaši tad, ja tas ir vienas dienas pasākums. Piemērotākās vietas izvēle ir puse no panākumiem. Tāpat bezmaksas stāvvietas nodrošināšana pasākuma apmeklētājiem ir kā liels bonuss.

Ja pasākums plānots brīvā dabā, noteikti jāparedz rezerves variants sliktu laika apstākļu gadījumā, jo, organizējot pasākumu ārā, ir daudz nianses un faktori, kas var nepatīkami pārsteigt pirms pasākuma vai tā laikā. Tāpat vēlams pasākuma ielūgumā norādīt, kur pasākums notiks – vai tās būs ārtelpas vai iekštelpas, kā arī ieteikumi, kādu apģērbu labāk izvēlēties. Jo vairāk informācijas par pasākumu, jo vieglāk viesiem būs atbilstoši sagatavoties.

Norises vieta ar savu noskaņu

Neordinārākas vietas ir lieliskas īpašas atmosfēras radīšanai. Turklāt, var gadīties, ka neparastā vietā mazāk jāraizējas par telpu dekorēšanu, jo muzejos vai atjaunotajās dažāda veida senajās ēkās jau ir dažāda atribūtika un interesants interjers. Tās vienlaikus var kalpot kā brīnišķīgas dekorācijas, kas, izceltas ar apgaismojumu, radīs vēlamo iespaidu. Tendences liecina, ka arī svētku “modē” ienāk ilgtspēja, priekšroka tiek dota videi draudzīgākiem risinājumiem – arvien biežāk drukātie materiāli tiek aizvietoti ar displejiem, aizvien mazāk tiek lietoti vienreizējie trauki, arī pašas dekorācijas tiek izvēlētas tādas, lai pēc tam tās būtu iespējams izmantot atkārtoti citos pasākumos.

Pasākuma dienas izvēle - kad labāk?

Korporatīviem izklaides un jubilejas pasākumiem uzņēmumi visbiežāk izvēlas piektdienas, lai darbiniekiem pēc tam ir vēl divas brīvdienas atpūtai pirms ražīgas darba nedēļas. Savukārt, ja tā ir konference, profesionālu apmācību pasākums, kāzas vai kāds cits privāts pasākums, tad arvien biežāk ierastās nedēļas nogales vietā cilvēki mēdz dot priekšroku arī darba dienai vai darba dienas vakaram. Tam ir vairāki ieguvumi – tas ne vien ir finansiāli izdevīgāk, bet arī tiek respektētas brīvdienas un laiks, ko viesi var pavadīt ar ģimeni vai arī savas labsajūtas uzlabošanai. Kā arī šādas dienas telpu iznomātājiem, māksliniekiem un citiem pasākuma tapšanā iesaistītajiem ir daudz pieejamākas un pasākumu iespējams ieplānot ātrāk.

Pasākuma organizēšanas darbi

Pasākuma organizēšana, neatkarīgi no tā, vai tās ir kāzas, dzimšanas dienas ballīte, korporatīvs pasākums vai kas cits, prasa laiku un radošumu, tādēļ noteikti ir vērts noskaidrot, kā iespējams atvieglot sev darbu? Piemēram, vai izvēlētajā pasākuma vietā ir pieejama izklaides programma, uzticami sadarbības partneri, kuri var piedāvāt pielāgotu risinājumu konkrētajām telpām, ēdinātāji, dekoratori, skaņotāji un gaismotāji vai pilna servisa pasākuma aģentūra, kura palīdzēs radīt pasākumu no A-Z. Netradicionālākās vietās bieži vien tiek piedāvātas izglītojoši izklaidējošas programmas, kā piemēram, ekskursijas vai degustācijas, kas dabiski iekļausies pasākuma programmā un atvieglos gatavošanās un plānošanas darbus.